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Impressão em série é o termo técnico que descreve a produção de um grande número de documentos a partir de apenas um modelo e dos dados estruturados. A impressão em série é usada para criar recibos, etiquetas de correspondência, envelopes pré-preenchidos, cartas personalizadas e está disponível a partir de tabelas de bases de dados que contêm nome e outros campos.
Para poder usar estas tabelas de dados na impressão em série, necessita de um PDF que disponibilize os campos para preencher e a tabela de dados que contem informação necessária para ser colocada no formulário PDF. Pode usar um ficheiro de texto simples, o MS access ou uma folha de cálculo Excel.
Primeiro , necessita criar um formulário PDF. Pode usar o construtor simples de formulários PDF para criar o formulário. Oferece-lhe vários modelos de formulários, podendo escolher o que preferir e criar o formulário apenas com alguns cliques.
Na maioria dos casos, pode já ter os dados disponíveis num ficheiro Excel. Se não tiver nenhuns desses dados em Excel, crie uma folha de cálculo Excel e certifique-se que a primeira linha tem o nome dos campos do formulário PDF. Depois preencha as outras linhas. Agora está totalmente pronta para a impressão em série PDF.
Use o formulário PDF e a folha Excel que criou no passo anterior.Agora, comece a preencher o formulário PDF com os dados disponíveis na folha de cálculo Excel e crie um novo documento PDF usando o construtor de formulários PDF.
Se necessário, pode editar ou anotar o seu PDF antes de o converter em imagem. Para editar os textos e imagens, pode clicar o botão "Editar" no cimo da barra de ferramentas e depois fazer as alterações no seu documento. Par editar páginas, rodando, separando, substituindo e mais, pode clicar no menu "Páginas".
Agora especifique um nome para o ficheiro de saída e escolha o destino para o guardar. Depois comece a impressão em série para o PDF.
Resolução de Problemas na Impressão em Série PDF
1. Um dos maiores inconvenientes de usar a impressão em série é a facilidade de ocorrerem erros no documento. Os utilizadores recentes da impressão em série terão mais probabilidades de errar.
Por isso, para evitar as probabilidades de erros é muito importante rever os seus documentos cuidadosamente.
2. Campos com nomes semelhantes originam erros que não são facilmente identificados.
É melhor reavaliar o nome que está a dar aos campos de forma a evitar erros.
3. Problema de ignorar informação relevante no documento.
Preste mais atenção aos campos particulares em que inseriu números de campo em série.
4. Problema com texto aplicado aos campos de impressão em série.
Até o utilizador mais experiente pode cometer erros na formatação de texto. É muito fácil corrigir esses problemas. Com uma boa revisão do documento pode até encontrar outros erros.
5. Problema em identificar os espaços e pontuação correta no documento.
Ao usar ficheiros de impressão em série é muito difícil encontrar os espaços e pontuação que usou. Às vezes pode acontecer omitir pontuação e espaços duplos. Por isso, aconselha-se a revisão cuidadosa do documento para evitar o referido problema.
Laura Ramos
staff Editor