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Parte 1. ¿Qué es la Combinación de Correspondencia en PDF?
La combinación de correspondencia es un término técnico que describe la producción de un gran número de documentos a partir de una sola plantilla, así como desde la fuente de datos estructurada. La combinación de correspondencia se usa para crear facturas, etiquetas de correo, sobres pre-dirigidos, cartas personalizadas que están disponibles en las tablas de la base de datos que comprenden el nombre y otros campos.
Para enviar por correo la combinación de estas tablas de base de datos, es necesario un PDF que cuente con campos rellenable y la tabla de base de datos con la información que debe colocarse en el formulario PDF. Puedes usar un archivo de texto sin formato y hojas MS access, MS Excel.
Parte 2. Cómo Combinar Datos de Excel en un PDF
Paso 1. Crea un formulario PDF rellenable
En primer lugar, debes crear un formulario PDF que pueda rellenarse. Puedes usar este PDFelement Pro para crear el formulario. Ofrece muchas plantillas de formulario, por lo que puedes elegir la que más te guste y crear el formulario PDF con sólo unos pocos clics.
Paso 2. Crear una hoja de cálculo de Excel con los datos listos
En la mayoría de los casos, es posible que ya tengas los datos listos en Excel. Si no tiene estos datos en Excel, crea una hoja de cálculo de Excel y asegúrate de que la primera fila venga con el nombre de los campos que haya en el formulario PDF rellenable. Ahora, haz lo mismo con las otras filas. Cuando acabes, ya estará todo listo para la combinación de correspondencia PDF.
Paso 3. Rellena el formulario PDF con los datos
Con el formulario PDF proporcionado y la hoja de Excel que hayamos creado en el paso anterior, vamos a empezar a rellenar el formulario PDF con los datos disponibles en la hoja de Excel y crear un nuevo documento PDF usando el creador de formularios PDF.
Paso 4. Ejecuta la Combinación de Correspondencia PDF
Si crees que es necesario, puedes editar o hacer anotaciones en tu PDF antes de la conversión del PDF a imagen. Para editar los textos e imágenes, puedes hacer clic en el botón "Editar", situado en la barra de herramientas superior, y realizar los cambios en el documento. Para editar páginas con funciones como rotación, división, reemplazo y más, puedes hacer clic en el menú "Página".
Paso 5. Combina la Correspondencia en un PDF
Ahora especifica un nombre para el archivo de salida y elige un destino para guardarlo. A continuación, inicia la combinación de correspondencia en PDF.
Parte 3. 5 Problemas Comunes a la Hora de Combinar Correspondencia en PDF
Solución de Problemas a la hora de Combinar Correspondencia en PDF
1.Uno de los principales inconvenientes de usar la combinación de correspondencia es que tu documento será fácilmente propenso a errores. Cuanto más nuevo seas en esto de la combinación de correspondencia, mayor probabilidad de errores habrá.
Así que evitar esa probabilidad de errores es muy importante, y para eso debes revisar bien tus documentos.
2. Los campos con nombre similar siempre dan errores que no pueden ser fácilmente identificados.
Es mejor cambiar el nombre de los campos para evitar errores.
3. Problemas al pasar por alto información relevante del documento.
Presta más atención a todos esos campos en particular en los que hayas introducido un número de campos en serie.
4. Problemas con el texto aplicado a los campos.
Incluso el usuario más experimentado puede cometer errores a la hora de introducir texto. Es bastante fácil solucionar esos problemas. Haciendo una revisión exhaustiva del documento, también podrás detectar otros errores.
5. Problema con la identificación de los espacios adecuados y la puntuación del documento.
Es bastante difícil darse cuenta de espacios omitidos o puntuación mal introducida en la combinación de correspondencia. Por eso, es importante revisar atentamente el documento a fondo para evitar este problema.
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Florencia Arias
staff Editor