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Trabajar con archivos PDF en lugar de documentos en papel reales ha demostrado beneficios tanto para las organizaciones como para las personas. Además del hecho de que los archivos PDF son mucho más optimizados, lo que permite un acceso más rápido, también son más seguros e intuitivos. Sin embargo, para disfrutar de todos los beneficios de utilizar archivos PDF, debe utilizar un programa de gestión de documentos PDF, como PDFelement Pro. Después de todo, incluso en formato digital formal, los documentos aún deben ordenarse. Dado que PDF es uno de los formatos de documentos más utilizados, existen muchas opciones excelentes para el software de administración de PDF. Sin embargo, no todos son iguales. Si bien algunos solo ofrecen pocas funciones básicas para satisfacer las necesidades de los usuarios individuales, otros son complejos y están repletos de funciones y se recomiendan para grandes organizaciones que manejan un gran volumen de documentos todos los días.
Los 5 mejores programas de gestión de documentos PDF
1. PDFelement Pro para Mac
PDFelement Pro es un software de gestión de documentos todo en uno que combina la facilidad del programa para uso personal con el poder de las soluciones de nivel empresarial.
Los beneficios de PDFelement Pro se pueden resumir en cuatro palabras: edición, conversión, OCR y seguridad. Este software completo pone al usuario en control y ofrece funciones que cualquiera puede disfrutar. La interfaz es muy fácil de usar, que es lo que la recomienda para los principiantes que nunca antes han usado un software de gestión de documentos. Los aspectos más destacados de este software incluyen:
Los aspectos más destacados de esta herramienta de gestión de documentos PDF incluyen:
- Escanea documentos por lotes para convertirlos en archivos PDF y luego edite texto e imágenes
- Agrega marcado y anotaciones
- Convierte archivos PDF a otros formatos
- Crea un formulario PDF para rellenar y crear un archivo PDF a partir de otros formatos de archivo
- Organiza, protege y comparte archivos PDF
2. M-Files DMS
M-Files DMS es un sistema de gestión de documentos creado específicamente para empresas y ofrece una serie de funciones que agilizan el flujo de trabajo y reducen la redundancia. Al estar hecho para uso comercial, este software cumple con todos los estándares requeridos, incluida la ISO 9000/9001. Ha sido aprobado para su uso en la industria médica, biotecnológica y financiera. Estas son algunas de las características notables de M-Files DMS:
- Compatible con todas las aplicaciones de Windows
- Integración con el Explorador de Windows
- Acceso remoto y sin conexión
- Notificaciones de Correo Electrónico
- Búsqueda rápida usando metadatos
Debido a que M-Files DMS fue creado para ser utilizado por muchos empleados, tiene una interfaz de usuario sencilla, por lo que no requiere capacitación. En términos de implementación, los clientes corporativos pueden elegir la versión local, la de nube o pueden hablar con el desarrollador sobre la implementación híbrida.
3. eFileCabinet
eFileCabinet es un software de gestión de documentos para empresas, que apoya a emprendedores de todos los campos en su esfuerzo por dejar de usar papel. El software ha ganado varios premios y tiene como objetivo hacer que la gestión de documentos de oficina sea más rápida y segura. Al ofrecer la interfaz de usuario vital que los clientes corporativos esperan, eFileCabinet agiliza el trabajo con documentos, poniendo a disposición de los usuarios un sistema de organización centralizado. Este software de gestión de documentos tiene muchas funciones útiles, que incluyen:
- Almacena documentos de forma segura en la nube
- Asigne permisos para evitar que personal no autorizado acceda a ciertos documentos
- Crea plantillas de documentos
- Comparte documentos, sin importar el tamaño del archivo
- Aplicación móvil gratuita incluida para acceso remoto
El proveedor tiene varios modelos de precios según la versión que el cliente desee instalar. eFileCabinet se puede integrar con éxito con otro software para agilizar aún más los procesos.
4. Dokmee
Dokmee es un software de captura y gestión de documentos que se puede utilizar para archivos PDF, así como para otros formatos (paquete de Microsoft Office, dibujos de AutoCAD, correos electrónicos, etc.). Este software viene en tres versiones, que pueden probarse con anticipación: Gestión de documentos, Imagen & Captura de datos y contador de páginas. Diseñado para empresas de todos los tamaños, Dokmee es un software flexible que se puede instalar y usar tanto en plataformas de escritorio como móviles. Dokmee se aloja en línea, por lo que todos los documentos importantes de la empresa están respaldados y protegidos. De un vistazo, este software de gestión de documentos se destaca por:
- Organización sencilla de documentos
- Gestión optimizada de archivos
- Opciones de seguridad reforzadas para todos los documentos
- Acceso remoto a documentos
- Integración con Oracle, SAP, SalesForce y otros softwares
Los clientes pueden descargar las versiones de prueba o de escritorio del software desde el sitio web de Dokmee y pueden ponerse en contacto directamente con el proveedor para obtener soluciones profesionales y empresariales personalizadas.
5. PaperPort
PaperPort Pro es una herramienta de gestión de documentos fácil de usar que ofrece la gama completa de funciones que necesitan los usuarios avanzados. Desde escanear documentos hasta crear archivos PDF y completar formularios, PaperPort Pro pone al usuario en control, ya sea en el escritorio o mientras viaja. Este software fue creado principalmente para empresas, pero su facilidad de uso también lo recomienda para usuarios personales, si tienen una gran cantidad de documentos. Algunas características intuitivas de las que pueden beneficiarse incluyen:
- La moderna tecnología OCR permite la búsqueda de documentos escaneados
- Nuance Cloud Connector conecta el software con más de 20 servicios en línea
- Gestiona documentos PDF
- Crea formularios PDF
- Admite más de 150 formatos de documentos
Florencia Arias
staff Editor